Quantos e-mails estão esperando para ser lidos na sua caixa de entrada?

Quantos e-mails estão esperando para ser lidos na sua caixa de entrada? Dezenas?
Centenas? Milhares? De acordo com um estudo do Radicati Group [1], o usuário médio de e-mail corporativo envia e recebe em torno de 105 mensagens de e-mail por dia. Organizar toda essa informação pode consumir muito tempo.

Com isso, muitas pessoas transformam suas caixas de entrada em verdadeiros depósitos de e-mails, contendo todas as mensagens que já receberam porque a) têm medo de excluí-las e b) não sabem onde arquivá-las.
“Gerenciando” a caixa de entrada desse jeito, você pode deixar passarem e-mails e tarefas importantes. Isso só contribui com a bagunça digital e mental que acaba com a sua produtividade. Além disso, fica mais difícil encontrar rapidamente as informações que você precisa quando a pesquisa é feita em meio a pilhas e mais pilhas de mensagens inúteis. Chegou a hora de mostrar à caixa de entrada quem é que manda.
Confie na pesquisa de texto O primeiro passo para assumir o controle de sua caixa de entrada é tirar todo esse lixo dali. Você não precisa necessariamente excluir mensagens. Não precisa nem organizá-las (organizar as mensagens antigas tomaria um tempo enorme). Basta voltar uns três meses, por exemplo, e mover tudo para uma pasta de mensagens salvas.
A maioria das plataformas de e-mail inclui uma função de pesquisa de texto que ajuda a encontrar aquele e-mail que você procura. Algumas plataformas até permitem que você rotule e classifique e-mails de acordo com o assunto ou a importância. Use essas ferramentas caso elas sejam úteis, mas limite seu uso apenas aos e-mails importantes. Não há motivo para rotular e classificar e-mails sem importância em sua caixa de entrada.
Depois da remoção inicial de tralhas da caixa de entrada, determine a estratégia de gerenciamento que você vai usar para seguir em frente. Talvez você queira configurar pastas básicas de projetos para guardar todos os e-mails relacionados no mesmo lugar. Ou talvez queira passar tudo para uma pasta de mensagens salvas quando não precisar mais lidar com elas. A lição que aprendemos com diversos estudos com usuários é: quanto menos pastas, melhor.
Excluir mensagens é seguro? Uma regra clássica embasada pelo medo na área de recursos humanos é a de guardar tudo, porque você nunca sabe quando vai ter que comprovar alguma coisa. Os custos mínimos de armazenamento de dados hoje, aliados aos recursos simples de pesquisa integrados à maioria das plataformas de e-mail, tornam a prática de armazenar tudo fácil e barata. Além disso, alguns setores têm políticas específicas de retenção de registros que podem incluir mensagens de e-mail. Logo, guardar tudo parece ser uma política segura para a maioria dos profissionais.
Por outro lado, a quantidade de informações digitais que criamos, enviamos e consumimos não para de crescer. É claro que podemos armazenar todos os nossos e-mails agora, mas e daqui a cinco anos? Será que não vai ser mais difícil encontrar alguma coisa quando a quantidade de informações que armazenamos crescer? E o peso que isso vai lançar sobre as arquiteturas de armazenamento e a TI?
Resultado: exclua o que julgar correto excluir, de acordo com seu nível de tranquilidade e com as políticas de retenção da empresa. Porém, fazer uma filtragem daqueles e-mails que obviamente não têm utilidade é uma boa ideia a longo prazo. Estes são alguns tipos de e-mail que podem ser excluídos com segurança:

  • Sequências de conversas: Você só precisa guardar o e-mail mais recente em uma sequência de conversas, porque as respostas anteriores estão incluídas no corpo dessa mensagem. Exclua as respostas anteriores e guarde apenas a mais recente, visto que ela geralmente também inclui o resultado da conversa.
  • Informações redundantes: Se o e-mail contiver informações que possam ser encontradas em outro lugar, não há motivo para guardá-lo.
  • Tudo que não esteja relacionado ao trabalho:Convites para almoçar, piadas, artigos compartilhados por motivos pessoais e assim por diante. Tire essa tralha toda da sua caixa de entrada imediatamente.
  • Comunicados internos: Muitos dos e-mails que você troca com seus colegas de trabalho não precisam ser guardados. Coisas como solicitações de locais de arquivos, confirmações de horários de reuniões, perguntas sobre processos e afins são a conversa típica de um local de trabalho, e não precisam ser guardadas. Se sua empresa tiver um sistema interno de mensagens instantâneas, use-o para esse tipo de comunicação.

Empregar esse tipo de filtro inicial vai ajudá-lo a reduzir sua caixa de entrada, deixando-a com um tamanho mais fácil de gerenciar. Assim fica mais fácil encontrar e-mails importantes que exijam ações suas.
Siga os “quatro Ds”Os clássicos “quatro Ds da tomada de decisões” podem ajudá-lo a fazer uma triagem dos itens em sua caixa de entrada para que você estabeleça prioridades rapidamente, realize tarefas simples e mantenha em destaque apenas os itens nos quais está trabalhando. Ao cuidar de sua carga de mensagens no início do dia ou conforme as for recebendo, aplique os quatro Ds para determinar o destino de cada e-mail:

  • Exclua.Se o e-mail não exigir que você tome alguma atitude e você não precisar dele mais tarde por qualquer motivo, não deixe de excluí-lo (a sensação é boa, não é?).
  • Faça o que tiver que fazer.Se o e-mail exigir que você realize uma tarefa que pode ser concluída facilmente em poucos minutos, cuide disso na mesma hora. Se precisar do e-mail como registro de realização da tarefa, arquive-o quando concluir a tarefa. Do contrário, exclua-lo depois de realizar a tarefa.
  • Encaminhe.Será que não é melhor passar essa tarefa para outra pessoa da equipe? Se for, encaminhe o e-mail para essa pessoa, junto com sua solicitação. Em seguida, exclua ou arquive o e-mail.
  • Adie. Se não for possível concluir a tarefa em alguns minutos nem transferi-la para alguém, então ela faz parte da sua carga de trabalho principal. Isso quer dizer que ela vai ficar lá na sua caixa de entrada enquanto você segue para o próximo e-mail? Não! Mova-a para sua lista de tarefas, ou transforme-a em um compromisso.

Mantenha o ritmo A hora de organizar sua caixa de entrada é agora. Com um pouco de disciplina e usando as ferramentas disponíveis, você pode assumir o controle de sua caixa de entrada sem se estressar muito. Mas cabe a você mantê-la organizada.

[1] The Radicati Group, Inc., Email Statistics Report, 2011-2015, maio de 2011

Fonte: http://h30458.www3.hp.com/br/ptb/smb/1251888.html?jumpid=em_taw_BR_nov12_xbu_1974650_hpgl_ptb_1251888_0&DIMID=EMID:1239391160&DICID=null&OID=9784556&mrm=1-4BVUP

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