Dicas importantes sobre o Excel: Trabalhando com dados

Você sempre quis ter um especialista em Excel à sua disposição enquanto trabalha, fornecendo dicas e truques ótimos sobre como trabalhar com dados? Se esse for o caso, este artigo é para você. Consulte as próximas seções para conhecer métodos novos e mais rápidos para o trabalho com dados no Excel.

Selecionando dados

  • Para selecionar células ou intervalos não adjacentes, clique na primeira célula ou intervalo e mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica em outras células ou intervalos.
  • Para selecionar apenas as células em branco de uma região, selecione essa região, clique em Ir para no menu Editar, clique em Especial e, em seguida, clique em Em Branco.
  • A seleção de um intervalo grande é fácil. Basta clicar em uma célula no canto do intervalo, rolar até o canto oposto e manter a tecla SHIFT pressionada enquanto você clica na célula desse canto.
  • É possível especificar a direção na qual você deseja mover a seleção após a entrada de dados em uma célula (por exemplo, para a direita se você estiver trabalhando em linhas). Clique em Opções no menuFerramentas, verifique se a caixa Mover seleção após Enter está marcada na guia Editar e clique em uma opção na caixa Direção.
  • Mova para uma área específica da planilha (como a região atual ou a última célula) clicando em Ir para no menu Editar. Clique em Especial e selecione a opção desejada.

Editando dados

  • Em vez de usar a barra de fórmulas para editar o conteúdo de uma célula, você pode editá-lo diretamente clicando duas vezes nele.
  • Se você não quiser editar o conteúdo das células diretamente, clique em Opções no menu Ferramentas, clique na guia Editar e desmarque a caixa de seleção Editar diretamente na célula.
  • Para incrementar um único número, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto você arrasta a alça de preenchimento no canto da seleção.
  • Para incrementar dias da semana, trimestres ou outras séries, selecione o primeiro item e arraste a alça de preenchimento no canto.
  • Crie suas próprias séries de preenchimento personalizadas para preencher células adjacentes com um padrão repetido. Clique em Opções no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Listas Personalizadas.
  • Clique com o botão direito do mouse em uma célula, objeto ou item do gráfico para exibir um menu de atalho com comandos úteis.
  • Especifique como os dados em uma célula ou intervalo selecionado deverão ser preenchidos em outras células arrastando a alça de preenchimento no canto da célula ou intervalo com o botão direito do mouse e selecionando uma opção de preenchimento no menu de atalho que é exibido.
  • Durante o preenchimento automático de células, o Excel pode incrementar o trimestre e o ano ao mesmo tempo. Por exemplo: 1T93, T193, 1º Tri 93, 1º Trimestre de 1993.
  • Exclua um intervalo de células selecionadas mantendo pressionada a tecla SHIFT ao mesmo tempo em que você arrasta a alça de preenchimento (localizada no canto inferior direito da seleção) para cima e para a esquerda.
  • É possível distribuir o conteúdo de uma célula (ou coluna de células) por várias colunas. Selecione a célula ou coluna e clique em Texto para Colunas no menu Dados.
  • Insira rapidamente um intervalo de células vazias mantendo pressionada a tecla SHIFT enquanto você arrasta a alça de preenchimento no canto de uma seleção.
  • Você pode revisar todas as células ou intervalos nomeados usados em uma pasta de trabalho clicando na seta para baixo ao lado da caixa Nome na barra de fórmulas.
  • Para iniciar o verificador ortográfico, pressione F7.
  • Para mover o conteúdo das células, arraste a borda das células selecionadas para outro local. Para copiar o conteúdo das células, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto você arrasta.
  • Você pode editar o conteúdo de mais de uma planilha ao mesmo tempo. Mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto você clica nas guias das planilhas a serem editadas e, em seguida, modifique os dados.
  • Faça backup sempre que você salvar os dados. Na caixa de diálogo Salvar como, clique em Ferramentas, clique em Opções Gerais e marque a caixa de seleção Sempre criar backup.

Formatando dados

  • Para recuar o texto em uma célula, use os botões Aumentar Recuo e Diminuir Recuo na barra de ferramentas Formatação.
  • Um método fácil para a inclusão de um estilo personalizado de outra pasta de trabalho é copiar as células formatadas com esse estilo e colá-las na nova pasta.
  • Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de uma coluna ou linha para exibir um menu de atalho com os comandos Largura da ColunaAltura da LinhaOcultar e Reexibir.
  • Se você clicar duas vezes no botão Pincel na barra de ferramentas Padrão, ele permanecerá selecionado de modo que seja possível aplicar a mesma formatação a várias áreas.
  • Para congelar uma linha na parte superior da janela, selecione a linha abaixo dela e clique em Congelar Painéis no menu Janela.
  • Para aplicar um formato de tabela interno a um intervalo de células, clique em AutoFormatação no menuFormatar.
  • Você pode definir a fonte padrão para pastas de trabalho futuras. Clique em Opções no menuFerramentas e altere as opções Fonte Padrão e Tamanho na guia Geral.
  • Para alterar o formato de texto padrão de toda a pasta de trabalho, clique em Estilo no menu Formatar e altere o formato do Estilo Normal.
  • Para converter texto formatado previamente em HTML em uma tabela, selecione-o e clique em Texto para Colunas no menu Dados.
  • Agrupe linhas e colunas de modo a ocultá-las e mostrá-las facilmente. Selecione as linhas e as colunas, aponte para Organizar Estrutura de Tópicos no menu Dados, clique em Agrupar e, em seguida, clique em Linhas ou Colunas.
  • Para exibir números em milhares ou milhões, crie um novo formato de número. Clique em Células no menu Formatar e clique na categoria Personalizada. Na caixa Tipo, digite 0, ou #, para milhares e 0,, ou#,, para milhões.
  • Insira um valor no formato de dólar digitando um sinal de dólar ($) antes desse valor.
  • Insira um valor no formato de percentual digitando um sinal de porcentagem (%) depois desse valor.
  • Exiba números negativos em vermelho clicando em Células no menu Formatar. Na guia Número, clique na categoria Número ou Moeda e selecione o formato vermelho em Números negativos.

Tabelas Dinâmicas e relatórios de Gráficos Dinâmicos

  • Altere o nome de um campo PivotTable® selecionando o botão de campo e digitando outro nome.
  • Mova a legenda de um relatório PivotChart® clicando em Opções de Gráfico no menu Gráfico. Na guiaLegenda, selecione a opção de posicionamento desejada.
  • Personalize um relatório de Tabela Dinâmica clicando em Formatar Relatório na barra de ferramentasTabela Dinâmica.
  • Adicione campos diretamente na planilha, sem iniciar o Assistente de Tabela Dinâmica arrastando os botões de campo.
  • Você pode reduzir a quantidade de espaço necessário para um relatório de Tabela Dinâmica arrastando alguns campos de linha ou coluna até a área para soltar do campo da página.
  • Mostre ou oculte os dados detalhados de uma célula na área de dados de um relatório de Tabela Dinâmica clicando duas vezes na célula na tabela.
  • É possível reposicionar um item dentro de seu campo de Tabela Dinâmica arrastando sua borda.
  • As alterações feitas aos dados da pasta de trabalho original poderão ser incluídas rapidamente no relatório de Tabela Dinâmica. Basta clicar em Atualizar Dados na barra de ferramentas Tabela Dinâmica.

Funções e fórmulas

  • Se você precisar de ajuda para escolher uma função e inserir seus argumentos, clique em fx (Inserir Função) na barra de Fórmulas.
  • Em vez de clicar no botão AutoSoma, também é possível pressionar ALT+SINAL DE IGUALDADE (=).
  • Para copiar a fórmula na célula ativa em todas as células do intervalo selecionado, pressione F2 e, em seguida, pressione CTRL+ENTER.
  • Insira subtotais em um intervalo clicando em qualquer célula no intervalo e clicando em Subtotais no menuDados.
  • Para diminuir todos os valores de um intervalo em 10%, digite .9 em uma célula vazia. Copie a célula e selecione o intervalo. No menu Editar, clique em Colar Especial e em Multiplicar.

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